Qué es un email certificado
Un email certificado (o correo electrónico certificado) es un correo electrónico normal al que un tercero de confianza añade una prueba: registra el contenido exacto del mensaje y de sus adjuntos, la fecha y hora en que sale, la entrega en el servidor del destinatario y, si la hay, la apertura, y sella todas esas evidencias con un sello de tiempo. El resultado es un certificado en PDF que demuestra qué se envió, a quién y cuándo, con la misma función probatoria que una carta certificada o un burofax, pero al instante y sin papel.
La diferencia con un email corriente está en quién da fe. Cuando envías un correo desde tu gestor habitual, solo tú tienes una copia y nada impide discutir su contenido o su recepción. Con un correo electrónico certificado de Mensatek, las evidencias las genera y custodia un prestador de servicios de confianza ajeno a las dos partes, y el sello de tiempo lo emiten dos prestadores cualificados: Mensatek y la FNMT. Esa independencia es lo que convierte al email certificado en un medio de comunicación fehaciente.
Cómo enviar un email certificado
Enviar un email certificado con Mensatek no cambia tu forma de trabajar. Tienes tres vías, y las tres generan el mismo certificado:
- Desde el panel web. Escribe el asunto y el mensaje, adjunta los documentos (PDF, imágenes, hojas de cálculo…) y pulsa enviar. Puedes usar plantillas y variables para personalizar cada correo, y programar el envío.
- Desde tu propio correo. Configura la salida de Outlook, Gmail o el servidor de tu empresa a través de Mensatek y cualquier email que mandes por esa vía queda certificado, con sus adjuntos, sin que tu equipo aprenda una herramienta nueva.
- Por API. Integra los emails certificados en tu ERP, CRM o aplicación para automatizar notificaciones, avisos contractuales o reclamaciones a gran escala. Una sola conexión sirve también para SMS certificado, WhatsApp y RCS.
El destinatario recibe un correo electrónico normal en su bandeja de entrada: no tiene que registrarse, instalar nada ni aceptar condiciones. Tú recibes en tu panel el certificado de evidencias, descargable en PDF, y una notificación de cada hito (entrega, apertura, clic en los adjuntos).
Validez legal del email certificado
La validez legal de un email certificado se apoya en el Reglamento eIDAS (UE 910/2014), que regula los servicios de confianza y reconoce efectos jurídicos a las evidencias electrónicas en toda la Unión Europea, y en la Ley 6/2020 de servicios electrónicos de confianza, que sustituyó en España a la Ley 59/2003 de firma electrónica. Un sello de tiempo cualificado, como el que aplican Mensatek y la FNMT, goza de presunción de exactitud de la fecha y de integridad de los datos: quien discuta el certificado tiene que probar lo contrario.
En la práctica, el certificado de un email certificado se presenta en tribunales como cualquier otra prueba documental: juzgados civiles, mercantiles y laborales lo admiten como prueba de una notificación, de una reclamación, del envío de una factura o de la comunicación de un cambio de condiciones. Mensatek es Prestador de Servicios de Confianza con certificaciones ISO 27001 e ISO 9001, y conserva las evidencias durante diez años, de modo que el certificado sigue verificable mucho después del envío.
Email certificado, burofax o carta certificada
Las tres opciones sirven para dejar constancia fehaciente de una comunicación, pero no cuestan ni tardan lo mismo, ni prueban las mismas cosas.
| Email certificado | Burofax | Carta certificada | |
|---|---|---|---|
| Prueba del contenido | Sí, del texto y de los adjuntos | Sí, con certificación de texto | No, solo de la entrega |
| Prueba de entrega y recepción | Sí, con fecha y hora selladas | Sí, acuse de recibo | Sí, acuse de recibo |
| Tiempo hasta la entrega | Segundos | Uno o varios días | Varios días |
| Coste por envío | Desde 0,26 € | Habitualmente más de 20 € | Varios euros |
| Adjuntos | Ilimitados, certificados | Páginas impresas, con coste por página | Documentos en papel |
| Ámbito | Cualquier dirección de correo del mundo | Red postal | Red postal |
Por eso cada vez más empresas, gestorías y despachos sustituyen el papeleo fehaciente por emails certificados y reservan el burofax para los pocos casos en los que la ley exige expresamente ese medio.
Qué incluye el certificado de evidencias
- Remitente y destinatario, asunto y cuerpo íntegro del correo electrónico.
- Los archivos adjuntos, con su huella digital (hash) para acreditar su integridad.
- Fecha y hora de envío, de entrega en el servidor del destinatario y, en su caso, de apertura, con sello de tiempo cualificado.
- El registro técnico de la entrega (respuesta del servidor receptor), que actúa como acuse de recibo.
- Firma digital del certificado por Mensatek y sello de tiempo de la FNMT, verificables por cualquier tercero.
Cuánto cuesta un email certificado
Cada email certificado consume 9 créditos, entre 0,26 y 0,39 € según el bono que compres, adjuntos incluidos y sin cuotas mensuales ni permanencia. Los créditos no caducan y sirven para todos los servicios de la plataforma. El alta es gratuita y, si te registras como empresa, incluye créditos de prueba para comprobar el servicio con un email certificado a la dirección que verificaste en el alta. Consulta todos los precios y bonos.
Ventajas del email certificado para tu organización
- Seguridad y autenticidad. El contenido, los adjuntos y la identidad del remitente quedan registrados con firma digital y sello de tiempo: nadie puede alterar la evidencia ni negar el envío.
- Proceso sin cambios. Los usuarios siguen enviando correos desde el panel, desde su propio gestor o desde tus sistemas; la certificación ocurre en la plataforma.
- Ahorro de dinero y de papel. Cada envío cuesta una fracción de un burofax, no hay desplazamientos a la oficina de correos y la evidencia llega en segundos.
- Cumplimiento normativo. Evidencias conformes al Reglamento eIDAS y a la Ley 6/2020, custodiadas diez años en la Unión Europea y tratadas conforme al RGPD.
- Escala a tu medida. Desde un correo puntual hasta miles de notificaciones certificadas al mes, con el mismo certificado por cada destinatario.